Le concierge, la société de ménage, l'ascensoriste, le jardinier : les prestataires représentent l'essentiel des dépenses d'une copropriété. Bien les gérer, c'est maîtriser son budget — et éviter les mauvaises surprises.
Le b.a.-ba : tout contrat écrit
Même pour le concierge « de confiance » : un écrit qui précise la mission, le montant, la périodicité et le préavis protège les deux parties. Pour l'ascenseur, le contrat de maintenance est tout simplement indispensable (et exigez l'attestation d'intervention à chaque visite).
Les échéances : le piège silencieux
Un contrat d'ascenseur qui se renouvelle par tacite reconduction avec 3 mois de préavis : si vous ratez la fenêtre, vous êtes reparti pour un an, même si le prestataire est mauvais. Tenez un registre des contrats avec leurs dates de fin et préavis.
Imputer les dépenses correctement
Une dépense d'ascenseur ne concerne que les immeubles qui en ont un. Le ménage des communs concerne tout le monde. Une imputation par immeuble claire permet de comparer les coûts et d'expliquer les charges en AG sans contestation.
Les indicateurs à suivre
- Coût mensuel par prestataire et par immeuble
- Ratio dépenses/cotisations encaissées (au-delà de 90%, danger)
- Échéances de contrats dans les 3 prochains mois
Centraliser au lieu d'éparpiller
Avec Cle.ma, chaque prestataire a sa fiche (contact, ICE, RIB), chaque contrat est enregistré avec son PDF, son échéance et son préavis, et chaque dépense est imputée à un immeuble ou à la résidence entière. Le tableau de bord vous montre la performance financière immeuble par immeuble — fini les surprises en fin d'année.