Le procès-verbal est la mémoire officielle de votre assemblée générale : c'est lui qui fait foi en cas de contestation. Voici comment le rédiger sans rien oublier.
Les mentions indispensables
- Date, heure et lieu de l'assemblée
- Feuille de présence : copropriétaires présents, représentés, absents
- Vérification du quorum
- Ordre du jour tel que convoqué
- Pour chaque point : la décision et le résultat du vote (pour/contre/abstention)
- Signature du président de séance et du secrétaire
Les bonnes pratiques
Rédigez à chaud — un PV écrit trois semaines après est un PV contesté. Restez factuel : les décisions et les votes, pas les éclats de voix. Numérotez les résolutions pour pouvoir y référer ensuite (« conformément à la résolution 4 de l'AG du… »).
Diffuser et archiver
Envoyez le PV à tous les copropriétaires, y compris les absents — ce sont eux qui contestent le plus. Archivez tous les PV ensemble : un nouveau syndic doit pouvoir retrouver l'historique des décisions en quelques minutes.
L'astuce qui simplifie tout
La partie la plus disputée d'une AG reste les comptes. Si l'état des cotisations et des dépenses est consultable par tous avant l'assemblée — comme avec l'espace résident Cle.ma — l'approbation des comptes se vote en cinq minutes, et le PV s'en trouve simplifié d'autant.